Hoe schrijf ik een goede opdrachtomschrijving als ik nog nooit met een videograaf of fotograaf heb gewerkt?

Een goede opdrachtomschrijving hoeft niet lang te zijn, maar moet wel de juiste dingen bevatten. Vier onderwerpen komen altijd terug: de boodschap, de mensen in beeld, de locatie en de juridische kant. Als je die vier helder hebt, kunnen wij direct aan de slag zonder eindeloos heen en weer te mailen.

Wat wil je overbrengen?

Begin met één zin: wat moet iemand denken of voelen na het bekijken van de video of het zien van de foto's? Dat klinkt eenvoudig, maar hier gaat het het vaakst mis. "We willen iets met ons team" is geen boodschap. "We willen laten zien dat we een nuchter en vakkundig logistiek bedrijf zijn dat op tijd levert" is dat wel. Schrijf ook op waar het eindresultaat voor gebruikt wordt. Een video voor LinkedIn werkt anders dan een film voor op een beurs of een pagina op je website. Die context bepaalt mede het format, de lengte en de toon.

Wie en wat komt er in beeld?

Beschrijf wie je in de video of op de foto wil zien. Gaat het om medewerkers, klanten, producten, machines of een combinatie? Als er mensen in beeld komen, zijn er twee dingen die je van tevoren moet regelen.

• Toestemming van deelnemers. Iedereen die herkenbaar in beeld komt, moet weten dat er gefilmd of gefotografeerd wordt en waarvoor het materiaal gebruikt wordt. Dat geldt voor medewerkers maar ook voor eventuele klanten of bezoekers. Leg dit vast, ook al is het maar een korte mail of een handtekening op een formulier. Wij noemen dit een quitclaim, en het is jouw verantwoordelijkheid als opdrachtgever om die te regelen voor iedereen die je zelf aandraagt.
• De presentator of het gezicht van de video. Als er iemand aan het woord komt, geef dan aan wie dat is en of diegene dat van tevoren weet. Een medewerker die onvoorbereid voor de camera staat kost tijd en levert zelden het beste resultaat op.

De locatie

Geef aan waar de opname plaatsvindt. Is het op jullie eigen locatie, bij een klant, op een evenement of ergens anders? Stuur een adres mee en geef aan of er bijzonderheden zijn, zoals een portier, parkeerregels, beperkte ruimte of een omgeving met veel achtergrondgeluid. Als wij vanuit Zaltbommel naar een locatie in Amsterdam, Zwolle of Breda rijden, nemen we dat mee in de planning. Een locatie die achteraf moeilijk bereikbaar blijkt of waar je toch geen toestemming hebt om te filmen, gooit de hele dag in de war. Meer over het kiezen van een goede locatie lees je in dit artikel over locaties voor zakelijke shoots.

Wat lever je aan en wat verwacht je terug?

Geef aan of je al materiaal hebt, zoals logo's, huisstijlkleuren of bestaande video's die als referentie dienen. Vermeld ook wat je verwacht te ontvangen: hoeveel video's, welke formaten, in welke resolutie en wanneer. Als je daar geen idee van hebt, is dat geen probleem, maar zeg het dan. Dan denken wij mee. Een moodboard helpt daarbij enorm, ook al heb je er nog nooit een gemaakt. Lees in dit artikel over moodboards hoe je dat aanpakt.

Twijfel je of je briefing volledig genoeg is? Neem dan gewoon contact op voor een kennismakingsgesprek. Wij stellen de vragen die ontbreken en helpen je de opdracht scherp te krijgen voordat we beginnen.