Regel voor de opnamedag zeven dingen: toegang en locatie, parkeren, informeren van medewerkers, opruimen, toestemmingen, een shotlist en een tijdschema met een vaste contactpersoon. Dan kan de videograaf bij aankomst direct beginnen. Hieronder staat per punt wat je precies regelt.

1. Locatie en toegang

Is de opname op je eigen terrein, dan zorg je dat de videograaf binnenkomt. Denk aan een toegangspas, poortcode, sleutel en de tijd waarop het gebouw opengaat. Filmen we op een externe locatie, dan boek je die tijdig en controleer je of filmen is toegestaan. Hoe je een geschikte plek vindt, lees je in onze blog over de juiste locatie voor een zakelijke fotoshoot of videoproductie.

2. Parkeren en laden

Een videograaf neemt camera's, statieven, licht en geluid mee. Dat zijn meerdere tassen of koffers. Zorg voor een parkeerplek dicht bij de ingang, of geef door waar laden en lossen kan. Vooral in binnensteden zoals Den Bosch, Utrecht of Amsterdam scheelt dit veel tijd.

3. Medewerkers informeren

Laat collega's vooraf weten wanneer er wordt gefilmd en in welke ruimtes. Zo schrikt niemand van een camera in de gang. Geef ook door wie in beeld komt en wie liever niet. Wie niet gefilmd wil worden, kan dan een andere plek kiezen.

4. Opruimen

Een opgeruimde ruimte filmt beter. Haal losse kabels, rommel en privéspullen weg. Let ook op informatie die niet in beeld mag komen, zoals klantnamen op schermen, tekeningen op whiteboards en post-its met wachtwoorden.

5. Toestemmingen

Iedereen die herkenbaar in beeld komt, heeft recht op controle over het gebruik van zijn beeld. Leg dat vast in een toestemmingsformulier, vaak een quitclaim genoemd. Laat medewerkers, klanten en bezoekers die in beeld komen dit tekenen voordat we filmen. Zonder toestemming kunnen beelden later niet altijd worden gebruikt.

6. Shotlist en voorbereiding van de opname

Een shotlist is een lijst met beelden die je wilt hebben, zoals de productiehal, het team aan het werk en de ingang van het pand. Stel die samen met de videograaf op. Bereid ook interviews voor: wie spreekt en welke vragen komen aan bod. Hoe je dat kort en duidelijk opschrijft, staat in onze blog over een goede opdrachtomschrijving.

7. Tijdschema en contactpersoon

Maak een tijdschema voor de hele dag: aankomst, opbouw, interviews, beelden van het werk, afbouw. Reken ruim voor opbouw en afbouw, en plan interviews op momenten dat het stil is. Wijs ook één contactpersoon aan die de hele dag aanwezig en bereikbaar is, het gebouw kent en beslissingen kan nemen. Dat voorkomt dat de videograaf moet zoeken naar iemand die kan helpen.

Na de opnamedag begint de montage. Hoe de beelden daarna bij je komen, lees je in onze uitleg over hoe wij bestanden aanleveren na een zakelijke shoot.